Điều 1. Áp dụng Quy tắc
- Quy tắc hòa giải của Trung tâm trọng tài thương mại Thịnh Trí (sau đây gọi là “Quy tắc”) áp dụng cho việc hoà giải tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan tới quan hệ pháp lý trong hoạt động thương mại, khi các bên thỏa thuận hòa giải về việc giải quyết tranh chấp có thể phát sinh, đã phát sinh hoặc tại bất cứ thời điểm nào của quá trình giải quyết tranh chấp thông qua Trung tâm trọng tài thương mại Thịnh Trí (sau đây gọi tắt là “TTCAC”).
- Các bên có quyền lựa chọn Quy tắc hòa giải này để tiến hành hòa giải hoặc tự thỏa thuận trình tự thủ tục hòa giải không trái với những nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam tại thời điểm hòa giải.
- Trường hợp các bên không có thỏa thuận về trình tự, thủ tục hòa giải thì hòa giải viên thương mại tiến hành hòa giải theo trình tự, thủ tục phù hợp với tình tiết vụ việc, nguyện vọng của các bên và được các bên chấp nhận.
- Thỏa thuận hòa giải có thể được xác lập dưới hình thức điều khoản hòa giải trong hợp đồng hoặc dưới hình thức thỏa thuận riêng.
Điều 2. Khởi đầu quá trình hoà giải
- Trường hợp các bên thỏa thuận hòa giải tại TTCAC được xác lập bằng văn bản thì việc tổ chức hòa giải thương mại được thực hiện từ thời điểm TTCAC nhận được đơn yêu cầu của các bên hoặc của một bên và nộp tạm ứng phí hòa giải theo quy định tại Điều 18 và biểu phí hòa giải của TTCAC.
- Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu hoà giải và tạm ứng phí hoà giải, TTCAC thông báo cho bên kia biết về nội dung của việc hoà giải và yêu cầu nộp tạm ứng phí hoà giải theo quy định tại Điều 18 và biểu phí hoà giải.
- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, bên nhận được yêu cầu hoà giải phải thông báo cho TTCAC biết về việc chấp nhận hay từ chối hòa giải. Nếu hết
thời hạn này mà TTCAC không nhận được văn bản trả lời hoặc TTCAC nhận được văn bản không đồng ý hoặc từ chối hòa giải hoặc đồng ý hòa giải nhưng không đóng tiền tạm ứng án phí hòa giải thì đơn yêu cầu hòa giải xem như không được chấp nhận và TTCAC thông báo cho bên gửi đơn yêu cầu hòa giải biết.
- Quá trình hòa giải bắt đầu khi TTCAC nhận được văn bản thông báo đồng ý được gửi đến TTCAC bằng hình thức trực tiếp hoặc bằng Fax, thông điệp dữ liệu và các hình thức khác có giá trị tương đương văn bản theo quy định pháp luật và chứng từ đã nộp tiền tạm ứng phí hòa giải.
Điều 3. Số lượng hòa giải viên
Một hòa giải viên tiến hành việc hoà giải trừ khi các bên có thoả thuận là có hai hoặc ba hòa giải viên.
Điều 4. Việc chỉ định các hòa giải viên
- Việc chỉ định các hòa giải viên được thực hiện theo nguyên tắc sau đây:
a) Trong trường hợp có một hòa giải viên duy nhất, các bên cần thoả thuận về tên của hòa giải viên duy nhất đó;
b) Trong trường hợp có hai hòa giải viên, mỗi bên chỉ định một hòa giải viên;
c) Trong trường hợp có ba hòa giải viên, mỗi bên chỉ định một hòa giải viên. Các bên cần thoả thuận về tên của hòa giải viên thứ ba.
(Một hoặc hơn một hòa giải viên được gọi chung là hòa giải viên).
- Các bên có thể:
a) Chỉ định hòa giải viên trong danh sách các hòa giải viên do TTCAC cung cấp;
b) Yêu cầu Chủ tịch TTCAC giới thiệu hòa giải viên;
c) Yêu cầu Chủ tịch TTCAC chỉ định hòa giải viên cho mình. Chủ tịch TTCAC chỉ định hòa giải viên trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu chỉ định hòa giải viên của các bên;
d) Thời hạn chỉ định hòa giải viên hoặc yêu cầu Chủ tịch TTCAC giới thiệu hoặc chỉ định hòa giải viên là 07 ngày, kể từ ngày bắt đầu của qúa trình hoà giải nêu tại Điều 2 Quy tắc này.
Điều 5. Nộp bản giải trình lên hòa giải viên
Ngay sau khi được chỉ định, hòa giải viên yêu cầu mỗi bên nộp bản trình bày ý kiến đúng sự thật, các tình tiết của tranh chấp. Mỗi bên đồng thời phải gửi bản trình bày
- đó cho bên kia.
- Tại bất cứ thời điểm nào của quá trình hoà giải, hòa giải viên có thể yêu cầu một hoặc các bên nộp cho mình bản trình bày, cung cấp thông tin tài liệu liên quan đến tranh chấp, hoặc bất cứ tài liệu nào xét thấy cần thiết cho việc hoà giải.
Điều 6. Đại diện và trợ giúp
Các bên có thể cử người đại diện hoặc trợ giúp cho mình trong quá trình hoà giải. Tên và địa chỉ của những người này phải được thông báo bằng văn bản cho bên kia và hòa giải viên, trong đó nêu rõ những người đó là người đại diện hay là người trợ giúp trong quá trình hòa giải.
Điều 7. Vai trò của hòa giải viên
- Bằng nỗ lực của mình, hoà giải phải hành động một cách độc lập, vô tư, khách quan và trung thực để giúp các bên đạt được giải pháp hoà giải cho tranh chấp.
- Hòa giải viên phải căn cứ vào thoả thuận của các bên, tập quán thương mại, thực tiễn kinh doanh giữa các bên, các bối cảnh liên quan tới tranh chấp để làm cơ sở cho việc hoà giải.
- Hòa giải viên có thể tiến hành quá trình hoà giải theo cách thức mà mình cho là phù hợp với bản chất, nội dung của vụ tranh chấp cũng như mong muốn của các bên.
- Hòa giải viên có thể tại bất kỳ thời điểm nào của quá trình hoà giải, đưa ra đề xuất về giải quyết tranh chấp. Đề xuất đó không nhất thiết phải lập bằng văn bản và không cần phải kèm theo lý do.
- Hòa giải viên tôn trọng thỏa thuận của các bên nếu thỏa thuận đó không vi phạm pháp luật và không trái đạo đức xã hội.
Điều 8. Vai trò của các bên tranh chấp
- Các bên có trách nhiệm hợp tác với hòa giải viên, kể cả đáp ứng các yêu cầu của hòa giải viên về việc nộp các bản trình bày, các tài liệu có liên quan và tham dự các cuộc họp.
- Mỗi bên có thể chủ động hoặc theo đề nghị của hòa giải viên, gửi cho hòa giải viên đề xuất về phương án giải quyết tranh chấp.
Điều 9. Hỗ trợ hành chính
Theo yêu cầu của các bên và hòa giải viên, TTCAC tạo điều kiện thuận lợi cho việc
tiến hành quá trình hoà giải trong việc bố trí thời gian, địa điểm hoà giải; hỗ trợ về mặt hành chính, cử người trợ giúp cho hòa giải viên và các bên trong suốt quá trình hòa giải.
Điều 10. Giao dịch, trao đổi giữa hòa giải viên và các bên
- Hòa giải viên có thể trực tiếp gặp từng bên hoặc các bên và cũng có thể giao dịch, trao đổi với họ dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trừ khi các bên có thoả thuận về nơi gặp gỡ với hòa giải viên, việc tổ chức nơi gặp gỡ sẽ do hòa giải viên quyết định, có tính tới hoàn cảnh của quá trình hoà giải.
- Trừ khi các bên có có thỏa thuận khác, mọi giao dịch, trao đổi sẽ được tiến hành bằng tiếng Việt. Trong trường hợp các bên yêu cầu tiến hành giao dịch, trao đổi bằng một ngôn ngữ khác, các bên phải chịu trách nhiệm cho việc phiên dịch và tính chính xác của việc phiên dịch đó.
Hòa giải viên, một hoặc các bên có thể yêu cầu TTCAC thu xếp phiên dịch cho mình, chi phí phiên dịch do bên có yêu cầu phiên dịch trả. Trong trường hợp phiên dịch do cả hai bên yêu cầu thì chi phí phiên dịch được phân bổ đều cho các bên tranh chấp.
Điều 11. Công khai thông tin
- Mọi văn bản trao đổi giữa hòa giải viên với mỗi bên, mọi thông tin khác mà hòa giải viên nhận được từ một bên, hòa giải viên phải gửi (nếu những nội dung trên lập bằng văn bản) hoặc thông báo cho bên kia biết để bên kia có cơ hội trình bày ý kiến của mình.
- Trong trường hợp một bên đưa ra một thông tin nào đó cho hòa giải viên biết với yêu cầu là thông tin đó phải được giữ bí mật, thì hòa giải viên không được công bố thông tin đó cho bên kia biết.
- Các văn bản và thông tin nêu tại khoản 1 Điều này đều phải được hòa giải viên sao gửi (nếu là văn bản) hoặc thông báo cho TTCAC.
Điều 12. Bảo mật
Hòa giải viên phải bảo vệ bí mật thông tin về vụ tranh chấp mà mình tham gia hòa giải, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận bằng văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Điều 13. Chấm dứt quá trình hoà giải
- Thủ tục hoà giải chấm dứt trong các trường hợp sau đây:
a) Khi các bên đạt được hòa giải thành;
b) Khi hòa giải viên xét thấy không cần thiết tiếp tục thực hiện hòa giải, sau khi tham khảo ý kiến của các bên;
c) Theo đề nghị của một hoặc các bên tranh chấp.
- Khi xảy ra các trường hợp chấm dứt quá trình hoà giải nêu tại khoản 1 Điều này, TTCAC làm văn bản thông báo chính thức cho các bên và hòa giải viên về việc chấm dứt hoà giải.
Điều 14: Kết quả hòa giải thành
Khi đạt được kết quả hòa giải thành các bên lập văn bản về kết quả hòa giải thành. Văn bản về kết quả hòa giải thành có hiệu lực thi hành đối với các bên theo quy định của pháp luật dân sự.
Điều 15: Công nhận kết quả hòa giải thành
- Văn bản về kết quả hòa giải thành được xem xét công nhận theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự;
- Quyết định công nhận thỏa thuận của các bên có hiệu lực pháp luật ngay sau khi ban hành và được thi hành theo pháp luật về Thi hành án dân sự.
Điều 16. Viện tới tố tụng Trọng tài hoặc Tòa án
- Trong quá trình hoà giải, các bên cam kết không tiến hành bất cứ tố tụng tại Trọng tài hoặc Tòa án nào đối với tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải.
- Trong quá trình hoà giải, nếu một bên hoặc các bên đưa vụ tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải ra kiện tại Trọng tài hoặc Tòa án thì việc hoà giải mặc nhiên bị coi là chấm dứt.
- Trong quá trình hòa giải nếu không đạt được kết quả, các bên có quyền tiếp tục hòa giải hoặc yêu cầu Trọng tài hoặc Tòa án giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật.
Điều 17. Phí nộp hồ sơ
Bên nộp đơn yêu cầu hòa giải phải chịu chi phí nộp hồ sơ, khoản phí này sẽ không được hoàn lại trong bất kỳ trường hợp nào.
Điều 18. Chi phí hoà giải
- Chi phí hoà giải bao gồm:
a) Phí hành chính được quy định tại Điều 9 của Quy tắc này;
b) Một khoản thù lao hợp lý cho hòa giải viên;
c) Chi phí đi lại và các chi phí khác của hòa giải viên;
d) Chi phí đi lại và các chi phí khác của nhân chứng theo yêu cầu của hòa giải viên với sự đồng ý của các bên;
e) Chi phí về tư vấn của các chuyên gia và chi phí phiên dịch theo yêu cầu của các bên hoặc của hòa giải viên với sự đồng ý của các bên.
- Các chi phí nêu trên do hai bên đều chịu bằng nhau trừ khi các bên có thoả thuận khác. Mọi chi phí khác phát sinh từ yêu cầu của một bên do bên đó tự chịu.
Điều 19: Thủ tục nộp chi phí hòa giải
- Trừ khi các bên có thoả thuận khác, mỗi bên phải nộp tạm ứng một khoản tiền bằng nhau cho các chi phí được nêu tại khoản 1 Điều 18 Quy tắc này. Cách thức nộp như sau:
a) Bên nộp đơn yêu cầu hoà giải phải nộp tạm ứng 50% phí hoà giải;
b) Khi chấp nhận hoà giải, bên nhận được yêu cầu hoà giải phải nộp tạm ứng 50% phí hoà giải;
c) Trong trường hợp các bên cùng có đơn yêu cầu hoà giải gửi tới TTCAC thì mỗi bên nộp 50% phí hoà giải.
- Sau khi chấm dứt quá trình hoà giải, TTCAC sẽ tính toán chi phí trong số tiền đã ứng trước và trả lại cho các bên bất cứ khoản phí còn lại nào không chi tới.
Điều 20: Thừa nhận bằng chứng trong tố tụng tại Trọng tài hoặc Toà án
Các bên cam kết, dưới bất cứ hình thức nào, không sử dụng làm căn cứ hay bằng chứng trong những vụ kiện tại bất kỳ cơ quan Trọng tài hay Tòa án nào mà nội dung vụ kiện liên quan đến tranh chấp là đối tượng của quá trình hoà giải, sau đây:
- Các ghi âm, ghi hình, ảnh chụp, bản ghi chép nội dung các cuộc tiếp xúc trong quá trình hòa giải;
- Các quan điểm hoặc những đề nghị mà bên kia đưa ra về giải pháp cho tranh chấp;
- Những đề xuất mà hòa giải viên đưa ra.
Điều 21. Hiệu lực áp dụng
Quy tắc hòa giải này gồm 21 điều và có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ký quyết định ban hành.
